• Notulen ALV 2017

    Notulen Algemene Ledenvergadering VV Meedhuizen 16 maart 2017

     

    • Vaststelling notulen 27 november 2015

    • Jaarverslag van de secretaris

    • Jaarverslag van de penningmeester

    • Verslag van de kascommissie

    • Vaststelling van de begroting

    • Vaststelling van de contributies

    • Verkiezing bestuursleden

    • Verkiezing leden van de kascommissie

    • Rondvraag

      ______________________________________

       

      Opening

      Steven neemt het woord en opent de vergadering. Hij dankt namens het bestuur allen voor de aanwezigheid (het aanwezigheidsformulier is opgenomen in bijlage van deze notulen) en geeft vervolgens het woord aan de voorzitter. De voorzitter loopt vluchtig de agenda langs waarna hij overgaat naar het eerste punt.

       

      Vaststelling notulen

      Willem doorloopt de notulen van de ledenvergadering van 27 november 2015. De belangrijkste agendapunten uit deze vergadering waren:

    • Verantwoording van de kas

    • Verslag van de secretaris

    • Teamindeling jeugd

       Verantwoording van de kas

    • Destijds waren voormalig penningmeesters Diny Dijk en Angela Oolders gezamenlijk verantwoordelijk voor de financiën. Uit de resultaten die zij presenteerden kwam een klein negatief verschil naar voren. Het negatieve verschil viel echter kleiner uit dan op voorhand werd begroot. De nieuwe begroting liet een grote stijging in zowel inkomsten en uitgaven zien. Dit zou het gevolg zijn van de privatisering van de velden die de club zou ondergaan.

      De kascommissie die destijds bestond uit Pieter de Jong en Andre Rumpff heeft de boekhouding onderzocht. De kascommissie heeft geen onrechtmatigheden in de boekhouding kunnen constateren. De commissie heeft daarop de leden geadviseerd om het bestuur decharge te verlenen. Alle leden zijn hiermee akkoord gegaan waarop het advies van de kascommissie is gevolgd.

       Verslag van de secretaris & teamindeling jeugd

      Het jaarverslag van de secretaris had als voornaamste punten de opening van de nieuwe kantine, privatisering, veldverlichting en het ontbreken van een geldige trainerslicentie. Om langdradigheid te voorkomen verwijs ik voor verdere uitleg naar het vorige jaarverslag. Voor wat betreft de indeling van de jeugd werd er het een en ander omgegooid waardoor de V.V. het afgelopen seizoen met F, E en D zeventallen in competitie uitkwam.

      Jaarverslag van de Secretaris

      Na het doorlopen van de vorige notulen geeft Willem het woord aan de secretaris. Deze heeft voorafgaand aan de vergadering een aantal exemplaren van het jaarverslag ter inzage neergelegd in de kantine. Voor diegene die geen exemplaar heeft kunnen bemachtigen geeft Jelke een korte samenvatting van het jaarverslag. Het jaarverslag is terug te vinden in de aanhechting van deze notulen.

       Jaarverslag van de Penningmeester

      Voor het jaarverslag van de Penningmeester gaat het woord naar Arnoud. Allereerst verontschuldigt hij zich voor het feit dat hij geen financieel overzicht kan overleggen voor de algemene ledenvergadering. Hij geeft aan dat de reden hiervoor ligt in zijn drukke privéleven waarin hij een onderneming draaiende moet houden. Daar komt naast dat de boekhouding ditmaal extra veel tijd kost omdat het aan modernisatie toe is. Het ouderwetse systeem wat werd bijgehouden in Excel gaat worden vervangen door de boekhoudingsmodule van Sportlink. Dit heeft als voordeel dat het in de toekomst minder werk zal zijn om de boekhouding bij te houden en bovendien is het nieuwe systeem beter over te dragen aan toekomstige penningmeesters.

       Voor wat betreft het financieel jaarverslag van 2016 betekent dit het volgende. Arnoud heeft een groot deel van de boekhouding neergelegd bij het Huis voor de Sport Groningen. Deze organisatie biedt tegen een relatief kleine vergoeding boekhoudingsdiensten aan voor sportverenigingen. De kosten voor V.V. Meedhuizen blijven beperkt doordat het Huis voor de Sport Groningen werkt met MBO en HBO studenten die onder leiding van docenten het meeste werk voor hun rekening nemen. Dit jaar zal het de V.V. eenmalig 350,- euro kosten in verband met de extra werkdruk die het gevolg is van de modernisering van de boekhouding. In de navolgende jaren zal dit bedrag aanzienlijk lager uitvallen omdat Arnoud dan meer werkzaamheden zelf kan uitvoeren. Het financieel jaarverslag zal op 1 april worden afgerond waarna het zo spoedig mogelijk via de mail zal worden gestuurd naar de leden.

       Naast de boekhouding is ook de contributie inning dit jaar gemoderniseerd. Via ClubCollect krijgen leden en sponsoren automatisch een factuur die zij vervolgens middels internetbankieren kunnen betalen. Het bestuur heeft gepoogd de overgang naar deze nieuwe methode soepel te doen verlopen. Middels posters op de vereniging is geprobeerd de leden zo goed mogelijk te informeren. Het bestuur erkent wel dat naast de posters een bericht in de verschillende appgroepen een welkome aanvulling was geweest om eventuele misverstanden en vragen op voorhand weg te nemen. Ondanks dit gebrek in de communicatie vangt het bestuur positieve geluiden op van de leden over het nieuwe systeem.

       Het bestuur heeft voor het uitbesteden van de contributie en de boekhouding gekozen zodat Arnoud meer tijd voor handen heeft die hij elders goed kan besteden. Doordat hij nu zowel de contributie als de boekhouding heeft uitbesteed kan hij zich bezig houden met het aantrekken van kapitaal door sponsorwerving en het aanvragen van subsidies. 

       Tot slot noemt Arnoud enkele cijfers die hij al wel voor handen heeft. Uit de cijfers blijkt dat het saldo ten opzichte van het vorige jaar aanzienlijke toegenomen is. Dit is grotendeels het gevolg van de privatisering van de velden. Doordat Albert en Harm veel werkzaamheden zelf uitvoeren blijft er veel geld over dat kan worden gebruikt voor groot onderhoud dat eenmaal in de tien tot vijftien jaar dient te gebeuren. Frans Meijer voegt hier nog aan toe dat de energierekening volgend jaar eveneens zal toenemen nu de veldverlichting rond het hoofdveld volledig operationeel is. Arnoud geeft aan dat hij dit door middel van slimme energiemeters in de gaten houdt en dat het hem tot dusver enorm meevalt.

       Vaststelling van de contributie

      Het bestuur heeft voor de voorzienbare toekomst geen veranderingen in de contributie voor ogen. Het bestuur en alle aanwezige leden delen de mening dat de relatief lage contributie van de V.V. Meedhuizen een van de charmes van de club is.

      Verkiezing bestuursleden

      Conform artikel 12 lid 5 van het statuut zijn bestuurders van de V.V. Meedhuizen na uiterlijk drie jaar zitting te hebben genomen in het bestuur genoodzaakt af te treden. Aftredende leden zijn terstond herkiesbaar. Van het huidige bestuur is op het moment van vergaderen niemand die aan deze omschrijving voldoet. Desondanks heeft Marcel Koning besloten zijn functie als bestuurslid neer te leggen. De overige bestuursleden danken Marcel voor zijn bijdrage de afgelopen jaren.

       Paul Cock heeft zich verkiesbaar gesteld voor de functie van algemeen bestuurslid. Namens het bestuur neemt de voorzitter het woord waarbij hij vertelt welke taken Paul zou krijgen indien hij door de leden zou worden verkozen. Het takenpakket omvat het aanstellen van scheidsrechters, jeugdleiders en voor de communicatie tussen bestuur en de activiteitencommissie. Na de taakomschrijving gaat de voorzitter over tot de stemming. Geen van de aanwezigen heeft bezwaar tegen het toetreden van Paul tot het bestuur. Paul wordt unaniem verkozen.

       Verkiezing kascommissie

      Het laatste punt van de agenda is de verkiezing van de kascommissie. Aangezien dit punt bij de vorige algemene ledenvergadering is vergeten zijn er ditmaal zelfs twee kascommissies nodig. De eerste commissie bestaat uit Frans Meijer en Andre Rumpff. Zij zullen voor 1 april met Arnoud de boekhouding bestuderen. Voor volgend jaar zal de kascommissie bestaan uit Frans Meijer en Edlef Schmolzer.

       

      Rondvraag

      Tot slot krijgen alle aanwezige leden stuk voor stuk de gelegenheid om eventuele vragen te stellen.

       Diana Scholten: Onlangs lag er veel rotzooi op het veld. Gaat het bestuur hier iets mee doen?

      Dit probleem was eerder al gesignaleerd door het bestuur. Willem heeft vervolgens een bezoekje gebracht aan de basisschool. De daders zijn opgespoord en hebben beloofd nooit meer rommel achter te laten op het voetbalveld.

       Paul Cock: Uit het jaarverslag van de secretaris blijkt dat het bestuur voornemens is de dugouts te vervangen/renoveren. Gaan de dugouts naar de andere kant van het veld en op welk termijn kunnen we deze werkzaamheden verwachten?

      Het plan is nog niet concreet uitgewerkt. Het bestuur heeft het voornemen uitgesproken om tijdens de aankomende zomer te kijken wat er mogelijk is. De nieuwe hoofdtrainer heeft dugouts die hij voor een symbolisch bedrag wel van de hand zou willen doen. Dit zijn iglo dugouts waar nog wel het nodig werk ik zou zitten. De plaatsing van de dugouts is eveneens nog niet besloten.

       Albert Wildeman: Hoe staat de huidige aansprakelijkheidsverzekering van de V.V. Meedhuizen ervoor?

      Onlangs heeft de KNVB via de mail voetbalverenigingen geïnformeerd over verzekeringen. Bij veel verenigingen was er immers onduidelijkheid over de aansprakelijkheidsverzekering die de KNVB aanbiedt. Het blijkt dat die verzekeringen een aanvullende is en dat de V.V. dus zelf ook nog een aansprakelijkheidsverzekering moet afsluiten. Hierover heeft het bestuur al contact gehad met de KNVB. Het bestuur volgt het advies en heeft inmiddels een aanvraag gedaan bij het door de KNVB aanbevolen www.sportverzekeringen.nl.

       Afsluiting

      De voorzitter dankt allen nogmaals voor hun aanwezigheid en sluit de vergadering.

     

  • Jaarverslag ALV 2017

     Jaarverslag Algemene ledenvergadering VV Meedhuizen 23 Februari 2017

    • Ontwikkeling sportcomplex

    • Ontwikkeling ledenaantal

    • Senioren

    • Jeugd

    • Financieel

    • Activiteiten 

    Ontwikkeling sportcomplex

    Een van de voornaamste punten waar het bestuur zich het afgelopen jaar mee bezig heeft gehouden is het verbeteren van het complex. Dit is lange tijd niet mogelijk geweest omdat het terrein feitelijk in beheer was van de gemeente. Sinds de V.V. geprivatiseerd is bestaat de mogelijkheid om het complex op bepaalde punten te verbeteren. Hieronder zullen enkele reeds voltooide en aankomende projecten puntsgewijs kort worden behandeld.

              Veldverlichting.

    De verlichting op het hoofdveld is inmiddels voltooid. De installatie is overgenomen van V.V. Neptunia dat geen baat meer had bij de installatie vanwege de fusie met Eemsboys. Het project is volledig gerealiseerd met gelden van de NAM en door de hulp van vrijwilligers.

             Kantine.

    De kantine heeft al een behoorlijke metamorfose ondergaan. Het bestuur is nog wel voornemens om binnen aanzienlijke tijd verlichting voor de dansvloer aan te schaffen. Dit acht het bestuur wenselijk om een grotere verscheidenheid aan evenementen te kunnen aanbieden.

             Bestuurskamer.

    De bestuurskamer is geheel verbouwd zodat gasten fatsoenlijk onthaald kunnen worden in een representatieve ruimte.

              Bestrating.

    Het eerst volgende project is de bestrating op het complex. Het bestuur is van mening dat dit noodzakelijk is om de volgende redenen. Allereerst wil het bestuur het terras graag opnieuw inrichten aangezien het terras verwaarloosd oogt terwijl dit juist het eerste beeld is wat men ziet als men op het complex arriveert. Daarnaast wil het bestuur dat het complex goed begaanbaar is voor mindervaliden. Vandaar ook dat er plannen zijn om een voetpad langs een deel van het hoofdveld aan te leggen.

            Verlichting parkeerplaats.

    De parkeerplaats is s'avonds zeer matig verlicht. Er staan slechts twee lantarenpalen waarvan slechts vijftig procent daadwerkelijk functioneert. Het bestuur zou hier in de toekomst graag verandering in brengen met het oog op de veiligheid en tevens in verband met een stukje inbraakpreventie.

            Dug-outs.

    De dug-outs langs het veld zijn verouderd en toe aan vervanging. Het bestuur denk erover om deze te vervangen voor moderne dug-outs die eveneens minder onderhoud vereisen.

     Ontwikkeling ledenaantal

    Het aantal leden binnen de vereniging is het afgelopen jaar toegenomen. De vereniging kent momenteel 106 leden waarvan 99 speelgerechtigd zijn. Van het totaal aantal leden zijn er 77 man en  29 vrouw. De heren bestaan uit 58 senioren ( 51 speelgerechtigd ) en 17 junioren/pupillen. Bij de dames is deze verhouding 15 senioren om 14 junioren/pupillen 

    Over de komende jaren verwacht het bestuur dat het aantal senioren gelijk zal blijven of zelfs nog licht zal stijgen. Het bestuur heeft de hoop dat de vereniging kan profiteren van aankomende fusies van voetbalverenigingen in de omgeving. Daarnaast hoopt het bestuur dat de achtereenvolgende kampioenschappen van de dames voor een impuls kunnen zorgen in het aantal vrouwelijke aanmeldingen. 

    Met het huidige aantal senioren kan de verenigingen tamelijk eenvoudig twee heren elftallen op de been houden. Het huidige aantal dames is voldoende om een dames zevental te bewerkstelligen voor op de vrijdagavond.

     Bij de jeugd wordt tot een bepaalde leeftijd geen onderscheid gemaakt tussen jongens en meisjes. Het is hierdoor ietwat eenvoudiger om voor iedere leeftijdscategorie voldoende spelers te krijgen. Op dit moment heeft de V.V. drie jeugdelftallen in competitie te weten een F zevental, E zevental en een D zevental.

     Bij de jeugd is het aantal leden het afgelopen jaar eveneens toegenomen. Dit blijkt met name te komen doordat jeugdspelers dusdanig veel plezier hebben in het voetbal bij V.V. Meedhuizen dat zij vriendjes en vriendinnetjes meenemen. Het bestuur kan niet met zekerheid zeggen of deze groei zich in de toekomst voort zal zetten. Dit zal mede samenhangen met het wel of niet open blijven van de basisschool in Meedhuizen.

     Senioren

     Eerste elftal

    In samenspraak met de spelers van het eerste elftal is vorig seizoen besloten om voor het eerst sinds tijden weer deel te nemen aan de standaard klasse. Dit eerste jaar was vooral een jaar om van te leren. De organisatorische zaken omtrent het elftal waren dusdanig slecht dat het niet verwonderlijk was dat het team laatste eindigde in de competitie. 

    Dit jaar zijn er een aantal jongens bij gekomen en worden de organisatorische zaken beter ingevuld. Het eerste halfjaar stonden Erik Wildeman en Steven Wind als coach/trainer aan het roer. Deze hebben halverwege het seizoen hun taken neer moeten leggen omdat zij niet voldoende tijd konden vrij maken. Het bestuur heeft hierna besloten een trainer van buitenaf aan te trekken. Hierbij is de keuze gevallen op Hemmo Kuipers die de afgelopen jaren actief was als trainer/coach van Oldamsterboys 1. Met het aanstellen van Hemmo zijn tevens alle problemen omtrent het niet hebben van de juiste trainerslicentie opgelost.

    Het bestuur is zeer content met de stappen die het eerste elftal heeft gezet het afgelopen jaar. Hoewel de prestaties nog wat achter blijven ziet het bestuur wel degelijk vooruitgang bij zowel individuele spelers als bij het team. Het bestuur heeft er alle vertrouwen in dat ze met het aanstellen van Hemmo de volgende stappen kunnen zetten in de sportieve ontwikkeling van het team.

    Tweede elftal

    Het tweede elftal komt momenteel uit in de zesde klasse reserve en bestaat uit een mooie samenstelling van jong en iets minder jong. Verreweg de meeste spelers van het tweede elftal zijn dorpelingen. Het team tikt leuk en de resultaten zijn prima. Het enige spijtige zijn de vele afgelastingen van tegenstanders. Het bestuur is tevreden met de manier waarop het tweede elftal momenteel draait. Het is een gezellig elftal waarin de jeugd veel kan leren van de ervaring waarna spelers een stap kunnen maken naar het eerste elftal wanneer zij hier behoefte aan hebben.

    Dames zevental

    De dames spelen een zeven tegen zeven competitie op de vrijdagavond. De prestaties van de dames zijn uitmuntend zoals wel blijkt uit de tweemaal dat de dames achtereenvolgens kampioen zijn geworden. Het team is zeer jong vergeleken bij tegenstanders en bestaat vrijwel volledig uit zelf opgeleide speelsters. Het bestuur hoopt uiteraard dat de dames deze lijn door kunnen trekken met het behalen van een derde kampioenschap. Vrijdag 17 maart spelen de 

    Jeugd

    Zoals gezegd heeft de vereniging momenteel drie jeugd zeventallen. De E en de D zijn teams die al wat langere tijd met elkaar spelen wat ook te zien is op het veld. De teams draaien leuk mee in de competitie en in de zaal. De F bestaat voor een groot deel uit kabouters waardoor ze een lastig eerste jaar hebben. Wel is duidelijk te zien dat de spelers plezier hebben in het voetbal.

    Vrij recent heeft het bestuur besloten de trainingen van de E en D jeugd te verplaatsen naar de donderdagavond. Hiertoe is besloten omdat er onvoldoende trainers voor de jeugdteams beschikbaar waren. Het bestuur denkt dit probleem nu te hebben opgelost door de jeugd voor de senioren aan te laten trainen. Spelers van het eerste elftal zullen voortaan jeugdleiders helpen bij het opzetten van de jeugdtrainingen.

    Het ligt sowieso in de lijn der verwachting dat de V.V. meer jeugdleiders nodig zal hebben. De KNVB heeft namelijk besloten vergaande veranderingen door te brengen in het jeugdvoetbal. De KNVB heeft enige tijd geleden het plan "Winnaars van morgen" gepubliceerd. Hieruit is naar voren gekomen dat jeugdspelers zich beter ontwikkelen als zij meer aan de bal komen. Dat heeft de KNVB doen besluiten om per leeftijdscategorie aanpassingen te doen in onder andere het aantal veldspelers en het formaat van het veld.

    In de nabije toekomst gaan spelers jonger dan zeven jaar vier tegen vier spelen. Spelers onder acht en negen en tien spelen zes tegen zes. Spelers onder elf en twaalf spelen acht tegen acht. Het terugbrengen van het aantal spelers bij de huidige F en E zal er zeer waarschijnlijk voor zorgen dat de V.V. meerdere teams zal hebben wat uiteraard tot gevolg heeft dat er ook meer leiders moeten komen.

    De veranderingen zullen geleidelijk worden geïmplementeerd in het jeugdvoetbal. Volgend jaar  wordt een begin gemaakt bij de huidige D jeugd. Een verdere toelichting van de toekomstige competitieopzet voor de jeugd zal later volgen. Het bestuur zal binnenkort alle ouders en jeugdspelers uitnodigen om een voorlichtingsavond bij te wonen waarbij alles zal worden uitgelegd.

     

    Financieel

    Naast verbeteringen aan het complex heeft het bestuur zich het afgelopen jaar ook ingezet om de vereniging financieel sterker te maken. Het bestuur zag hiervoor mogelijkheden op een drietal vlakken te weten; reclameborden, subsidies en het organiseren van activiteiten.

    Sponsorwerving

    Dat Meedhuizen een hechte gemeenschap kent bleek eens te meer toen het bestuur begon met de werving van sponsoren. Vrijwel alle ondernemers uit het dorp gaven gehoor en deden een duit in het zakje. Als tegenprestatie krijgt de sponsor beschikking over een fraai reclamebord. Het merendeel van deze reclameborden hangt inmiddels rond het hoofdveld.

    Subsidies

    Naast het aantrekken van sponsoren is het bestuur momenteel ook druk bezig met het aantrekken van gelden via subsidies. Zoals gezegd is de verlichting rond het hoofdveld op deze wijze gefinancierd. Het bestuur doet nu eveneens een beroep op de NAM voor de geplande werkzaamheden aan de bestrating. Voor toekomstige evenementen zal de vereniging een beroep gaan doen op andere fondsen die hiervoor beschikbaar zijn.

    Activiteiten

    Hoewel er al vele activiteiten zijn geweest bestaat de activiteitencommissie van V.V. Meedhuizen slechts ongeveer een jaar. Terugkijkend op dit eerste jaar kan gesproken worden van een groot succes. Met name het 7x7 toernooi gevolgd door de Champions League finale en de activiteiten rond de dorpsfeesten springen hierbij in het oog.

     

    Het bestuur heeft de hoop dat het de Activiteitencommissie verder kan uitbreiden met extra vrijwilligers. Het bestuur en de huidige Commissie zijn namelijk voornemens om dit jaar een grotere verscheidenheid aan evenementen te organiseren. Het eerste jaar werden met name de senioren bediend. Dit jaar zal er minstens zoveel aandacht uitgaan naar de jeugd. Daarnaast moeten de activiteiten niet alleen gericht zijn op leden maar eveneens het dorp aanspreken.

     

  • Volg ons op Facebook